Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi (SPM PT) merupakan sistem yang sistematis, terintegrasi, serta berkelanjutan yang mengacu pada Standar Nasional Perguruan Tinggi (SNPT DIKTI) yang ditetapkan oleh Kemendikbud maupun Standar yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi itu sendiri SPM PT terdiri atas SPM internal dan SPM eksternal.
Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo telah menerapkan Sistem Penjaminan Mutu baik Eksternal maupun Internal. SPM Eksternal yang diterapkan yaitu dalam bentuk evaluasi dari lembaga luar Perguruan Tinggi. Pada level nasional dilakukan oleh BAN PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) berupa sistem Akreditasi serta level internasional oleh lembaga ISO, berupa sertifikat penyelenggaraan ISO 9001:2015.
Sedangkan SPM Internal diterapkan oleh Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo dengan dibantu oleh Satuan Penjaminan Mutu pada tingkat Perguruan Tinggi dan Gugus Pengendali Mutu pada tingkat Program Studi. Satuan Penjaminan Mutu Internal bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan berkoordinasi dengan Pembantu Direktur I, sedangkan Gugus Pengendali Mutu berkoordinasi dengan Satuan Penjaminan Mutu Internal dibawah arahan Pembantu Direktur I. Sistem Penjaminan Mutu yang diterapkan di Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo tidak hanya dilakukan oleh SPM maupun GPM, namun juga dilaksanakan oleh seluruh bagian dari civitas akademika Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo.
Sebuah sistem penjaminan mutu memiliki tahapan pembangunan sistem yang berupa siklus mutu PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) (Gambar 2) agar terjadi perbaikan berkelanjutan pada penyelengaraan pendidikan di perguruan tinggi. Berjalannya siklus mutu PPEPP secara keseluruhan menunjukkan apakah Sistem Penjaminan Mutu di sebuah Perguruan Tinggi telah dilakukan atau tidak. Sistem Penjaminan Mutu belum dikatakan berjalan dengan baik jika hanya satu atau beberapa tahap dalam siklus mutu PPEPP saja yang dilakukan oleh sebuah Perguruan Tinggi.
Gambar 2. Siklus Mutu PPEPP pada Sistem Penjaminan Mutu Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo.
Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo menerapkan sistem penjaminan mutu internal dengan peran serta seluruh komponen baik akademik maupun non akademiknya dalam siklus mutu PPEPP (Pasal 52 ayat (2) UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi) antara lain;
a. Penetapan. Tahapan penetapan yang dilakukan adalah penetapan kebijakan mutu. Penetapan kebijakan Mutu dilakukan berdasarkan visi dan misi Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo yang sesuai dengan kebutuhan dunia usaha dan dunia industri perikanan. Kebijakan mutu didukung oleh dokumen Standar Mutu Perguruan Tinggi (Standar Dikti) yang harus melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN DIKTI). Penyusunan kebijakan dan pedoman mutu melibatkan unsur internal dari civitas akademik Politeknik serta unsur eksternal dari stake holders, agar penyelenggaraan pendidikan menghasilkan lulusan yang bermutu, unggul dan berdaya saing di dunia Perikanan. Tahapan penetapan menyusun dokumen-dokumen mutu yang terdapat pada SPMI Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo antara lain;
a. Dokumen kebijakan Mutu (Pedoman)
b. Dokumen Standar Mutu
c. Dokumen Manual Mutu (SOP)
d. Dokumen Formulir Mutu
b. Pelaksanaan. Pada tahapan ini, seluruh Unit yang terdapat di Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo melaksanaan Pedoman Kebijakan Mutu yang telah ditetapkan dengan menggunakan prosedur, manual dan form-form yang terstandar oleh Satuan Penjaminan Mutu Internal. Pada tahapan pelaksanaan, bukti administrasi atau rekam jejak kegiatan adalah hal yang sangat penting. Bukti pelaksanaan tersebut yang nantinya menjadi bahan yang monitoring dan evaluasi. Contoh bukti pelaksanaan antara lain; daftar hadir perkuliahan, form isian, form bimbingan/konsultasi, form penilaian, proposal penelitian, laporan penelitian, daftar hadir diseminasi, dll.
c. Evaluasi. Evaluasi terdiri dari kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) serta kegiatan Audit Mutu Internal (AMI).
Kegiatan Monev dilakukan terhadap penyelenggaraan pendidikan, apakah sesuai atau berbeda dengan perencanaan. Monev secara eksternal dilakukan melalui aplikasi online yang dikembangkan oleh Pusat Pendidikan Kelautan dan Perikanan (Pusdik KP) KKP dalam bentuk aplikasi yang bernama SIJAMU (Sistem Penjaminan Mutu). Monev eksternal ini dilakukan setahun sekali pada bulan Februari.
Monev secara internal dilakukan oleh Bidang Monev pada Satuan Penjaminan Mutu Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo. Monev bidang akademik dilakukan minimal setiap semester, untuk mengevaluasi penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang telah dilaksanakan. Objek yang dimonev di Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo antara lain; kinerja Dosen, kinerja pelayanan sarana dan prasarana pendidikan, pelayanan bimbingan KIPA, kepuasan pengguna terhadap lulusan, masukan alumni terhadap kurikulum, kepuasan pengguna jasa (pengabdian masyarakat), kepuasan dosen terhadap Prodi, dll. Sedangkan Monev non akademik dilakukan secara berkala terhadap seluruh kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan, seperti pengelolaan dan pengembangan SDM maupun evaluasi hasil kerja penyedia jasa.
Monev yang dilakukan setiap semester antara lain;
- Monev kinerja dosen
- Monev penyelenggaraan sarana dan prasarana
Monev yang dilakukan setiap tahun antara lain;
- Monev Bimbingan KPA
- Monev Pelacakan Lulusan (tracer study)
- Monev Kepuasan Pengguna Lulusan
- Monev Kepuasan Pelayanan Pengabdian Masyarakat
- Monev Kepuasan Pelayanan Publik
Sedangkan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) biasanya dilakukan secara menyeluruh (sumatif), melihat apakah perencanaan dilaksanakan dengan baik sesuai standar, apakah prosedur yang digunakan sesuai dengan standar, apakah hasil (output) sesuai dengan perencanaan, serta dampak (outcome) dan capaian kegiatan telah sesuai dengan capaian mutu yang ditetapkan di awal. Auditor Internal adalah seseorang yang ditunjuk Direktur dan tidak memiliki COI (Conflict of Interest ) terhadap unit yang akan diaudit. Audit Mutu Internal dilakukan terhadap penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang mengacu pada standar yang ditetapkan oleh Kemendikbud, berupa SN DIKTI. Sedangkan untuk sistem manajemen penyelenggaraan pendidikan mengacu pada pedoman ISO 9001:2015. Menurut Tim Pengembang SPMI Direktorat Penjaminan Mutu (2019), hasil AMI dapat terdiri atas; Pelaksanaan Standar Dikti mencapai, melampaui, belum mencapai atau bahkan menyimpang dari Standar Dikti yang telah ditetapkan. Hasil AMI tersebut kemudian dilakukan tindakan pengendalian Standar Dikti oleh Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo.
d. Pengendalian. Tahapan pengendalian pada siklus mutu sistem penjaminan mutu perguruan tinggi dilakukan oleh setiap unit berdasarkan hasil evaluasi diri secara berkala, maupun dari informasi hasil monev dari bidang monev SPM dan hasil audit dari Auditor Internal (Gambar 3). Gugus Pengendali Mutu Program Studi ditetapkan untuk bertugas melakukan kegiatan pengendalian mutu pendidikan pada level Program Studi. Penetapan bentuk perbaikan serta target waktu penyelesaian berdasarkan hasil monev dan audit dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang dilaksanakan minimal setahun sekali. Rapat Tinjauan Manajemen dihadiri oleh seluruh unsur Pimpinan baik Perguruan Tinggi maupun Unit didalam Perguruan Tinggi. Output dari Rapat Tinjauan Manajemen berupa rencana perbaikan dan peningkatan dari hasil monev dan audit yang telah dilakukan di tahun tersebut. Rapat Tinjauan Manajemen meliputi beberapa hal antara lain;
- Status tidakan dari tinjauan manajemen sebelumnya,
- Informasi tentang kinerja dan efektifitas sistem Manajemen mutu yang terdiri atas; kepuasan pelanggan, sejauh mana sasaran mutu telah terpenuhi, kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan, ketidak sesuaian dan tindakan perbaikan, pemantauan dan pengukuran hasil, hasil audit, dan kinerja penyedia eksternal.
- Kecukupan sumber daya
- Efektifitas tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang
- Peluang untuk peningkatan
Hasil dari Rapat Tinjauan Manajemen kemudian ditindaklanjuti oleh unit yang terkait. Tindak lanjut dapat berupa perbaikan langsung maupun rencana perbaikan jangka panjang.
Gambar 4. Alur Kegiatan Monev, AMI (Audit Mutu Internal), RTM (Rapat Tinjauan Manajemen) dan Perbaikan Mutu Pendidikan.
e. Peningkatan. Penerapan PPEPP dalam setiap Standar Perguruan Tinggi akan menghasikan kaizen atau continuous quality improvement (CQI) pada semua standar perguruan tinggi, sehingga tercipta Budaya Mutu pada penyelenggaraan pendidikan di Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo.
Politeknik Kelautan dan Perikanan Sidoarjo menerapkan Sistem Penjaminan Mutu pada penyelenggaraan Pendidikannya agar terjadi perbaikan mutu secara terus menerus (continuous quality improvement), serta menjadi Institusi Pendidikan yang tidak hanya memberikan pengetahuan dan keterampilan dalam bidang perikanan, namun juga pengalaman dan bekal karakter kepada peserta didiknya, sehingga dapat menjadi insan yang kreatif dan inovatif serta profesional di bidangnya.
